Årsberetning 2016

 GENERALFORSAMLING 2017

Det innkalles herved til generalforsamling i Eineåsen Huseierforening.

Sted: BVIF klubbhus v/Gommerudbanen
Tid: Tirsdag 14. mars kl. 19.30

Kaffe og kakeservering starter kl. 19.00

Konstituering:             Opprop og registrering av fullmakter
Valg av møteleder

Dagsorden:

1. Godkjenning av innkalling og dagsorden
2. Årsberetning 2016 – vedlegg 1
3. Regnskap 2016 – vedlegg 2
4. Forslag til budsjett 2017 – vedlegg 3
5. Valg – Vedlegg 4
6. Canal Digital
7. Ny renovasjonsordning
8. Parkering og trafikk
9. Eventuelt

Vedtekter – vedlegg 5

Medlemsliste – vedlegg 6

Styret oppfordrer huseierforenings medlemmer til å møte frem på generalforsamlingen.
Vi minner om at minst 25 stemmeberettigede medlemmer må være tilstede for at generalforsamlingen skal være beslutningsdyktig. Vedtektsendring krever tilslutning av minst 50 stemmeberettigede medlemmer
Medlemmer som ikke kan møte, bes derfor å sende fullmakt med et annet medlem eller med styrets medlemmer.

Mvh, Styret

_________________________________________________________

FULLMAKT

            ------------------------------------                                            --------------------------------

                        Navn                                                                           Adresse

er gitt fullmakt ved generalforsamlingen i Eineåsen huseierforening 14.mars. 2017 til å representere

--------------------------------------                                          ---------------------------------

Navn                                                                           Adresse

Underskrift

                                                                                         Vedlegg 1

Årsberetning 2016                                                                                                        

Styret

➢     Kasper Schelde Hansen (leder og sekretær), Anna Kreftingsvei 42(*)

➢      Nina Ringlie (kasserer), Stian Kristensens vei 93 (*)

➢     John Kenneth Svendsen (styremedlem), Stian Kristensens vei 4

➢     Brita Noorland (styremedlem), Anna Kreftings vei 38

➢     Kjell Kullhuset (styremedlem), Stian Kristens vei 43(*)

➢     Kjell Bjørnar Larsen (styremedlem), Anna Kreftings vei 4(*)
(*) går ut av styret

Det er avholdt seks styremøter siden forrige generalforsamling:
04.04.2016, 13.06.2016, 23.8.2016, 08.11.2016, 10.01.2017 og 08.02.2017

Informasjon til medlemmene
Det er i løpet av året sendt ut følgende informasjon til medlemmene:

- Referat fra generalforsamling 2016 (kun på websiden)
- Innkalling til vårdugnad og høstdugnag

- Informasjon om å vise hensyn og kjøre forsiktig.
- Påminnelser om innbetaling av kontingent

Huseierskifte
Styret må få beskjed fra selger om eierskifte slik at adresselisten over huseierforenings medlemmer er korrekt. Styret sender ut et "velkomstbrev" med informasjon til nye huseiere.
I tillegg legges det ut informasjon på hjemmesiden.

Nye beboere:
Mette og Arne Junker Østensen, Anna Kreftings vei 6

Dugnad og vedlikehold
Fellesarealene er en del av vårt ansikt utad. Medlemmene i huseierforeningen må bidra aktivt til at området vårt framstår som velstelt.

Vårdugnad ble gjennomført som tidligere år med god oppslutning. Vi valgte å grille på første dagen og ikke siste, dette var det dessverre flere som ikke hadde fått med seg.

Høstdugnaden ble ikke helt like bra som tidligere. Det ble dessverre gitt for sen beskjed om når denne skulle holdes og Styret ønsket å teste løsning med færre containere og benytte

Skovli til å kverne større greiner. Tanken med dette var å se om det kunne spares på utgifter til containere og i tillegg bruke flisen i hager og fellesarealer.

Det var flere beboere som reagerte på at det ikke sto en container på den vanlige plassen og Skovli kunne ikke komme på avtalt dato, da han hadde fått defekt på kvernen. Derfor ble haugene liggende lengere en beregnet.

Vi gjentar at spesialavfall IKKE må kastes i containerne for blandet avfall under vårdugnaden. Dette er elektriske artikler (lamper, strykejern, støvsugere og motorsag) og bildekk. Foreningen oppfordrer alle huseierne til selv å levere spesialavfall på Isi eller andre godkjente innsamlingsplasser. NB! Spesialavfall påfører huseierforeningen unødvendige/store utgifter!

Asfaltarbeider
Det ble etter generalforsamlingen gjort en befaring i området etter tilbakemelding fra beboere Styret mener imidlertid at det er tilnærmet lik kvalitet på asfalt overalt om man ser bort fra de områdene som ble asfaltert for noen år siden. Disse områdene er i bedre stand enn resten. Det vil være dyrere å dele asfalteringsjobben opp i mange deler ifht å asfaltere et større område, blant annet pga mobiliseringsutgifter. Styret mener at utgifter til asfaltering kan utsettes noe, men foreslår at dette avgjøres under behandling av neste års budsjett på generalforsamlingen.

Ytre vedlikehold og trehogst
Det er brukt kr. 5.000,- til trefelling i 2016.

Snømåking vintersesongen 2016/2017
Kontrakten med Skovli ble videreført og gjelder ut sesongen.

Det har vært noen henvendelser til styret i forbindelse med vinterens snømåking og disse er fulgt opp av styret. 

Ved spørsmål om snørydding og strøing: kontakt Kjell Kullhuset per SMS (99213112).

Lekeområder

Det er ikke gjort noe med lekeområdene i 2016

Trafikksikkerhet

Styret har fått flere henvendelser om uforsvarlig bilkjøring. Det har oppstått flere farlige situasjoner grunnet høy fart samt uoversiktlige hekker.

Styret sendte ut mail om å vise hensyn samt hengte lapper opp ved postkassene. Dessverre har ikke dette hatt ønsket effekt og det må nå vurderes fartsdump.

Parkering
Det kan tidvis være fullt på oppmerkede parkeringsplasser. Dette må imidlertid ikke hindre oss i å ta hensyn til at andre beboere og utryknings- og renovasjonskjøretøy skal kunne komme frem.

Canal Digital – fellesavtale om leveranse av Digital-TV og bredbånd

Avtalen med Canal Digital reforhandles i starten av 2017

Det vil bli informert om avtalen på generalforsamlingen 2017 samt legges ut på huseierforeningens hjemmeside når avtale er reforhandlet.

Utgifter til strøm i garasjer

Det ble i styremøte 25.01.14 besluttet at avgift til strøm inngår i medlemskontingenten. Unntatt er de som har el-bil. Disse må rapportere sitt strømforbruk til kasserer.    

Hjemmeside og bruk av e-post 
Eineåsen huseierforeningen har hjemmeside på http://www.123hjemmeside.no/eineasen.
Denne er ment å gi relevant informasjon gjennom året, og spesielt til nye beboere.

Det henstilles til beboere å melde inn e-postadresser, slik at informasjon kan sendes elektronisk så langt det er mulig. Styret prøver etter beste evne å oppdatere listene, dog har det sviktet noen ganger.  E-post til styret: eineasen@gmail.com.

Garasjeporter
Styret minner om at garasjeportene må smøres jevnlig, se vedlikeholdsinstruks som fulgte med portene.

Henvendelser til styret
Siden generalforsamlingen 2016 har styret mottatt henvendelser som følger:

-Canal Digital
-Snørydding/strøing/feiing
-Eierskifte
-Bygningsendring
-Parkering
-Bilkjøring

-Dugnad

-Lekeplass

Økonomi
Regnskapet for 2016 viser et overskudd på kr. 50.510,05,- Noe mer enn vi hadde budsjettert med. Grunnen er det ikke ble utført asfaltarbeid hvor vi hadde satt av 10.000,- til evt. akutte behov. I tillegg brukte vi mindre på ytre vedlikehold enn budsjettert. Det ble brukt kr. 5.000,- på trefelling.

Canal Digital økte prisen i oktober, men vi hadde tatt høyde for en økning i budsjettet.

Per 31.12.2016 hadde vi 3 utestående kontingent innbetalinger. Styret må oppfordre medlemmene til å betale i tide. Det skaper mye ekstra arbeid for kasserer ifbm oppfølging og purring på husstander som ikke har betalt inn når fristen har utløpt.

Huseierforeningens egenkapital per 31.12.2016 var kr. 370.194,85,-.

Styret foreslår at medlemskontingenten for 2017 forblir uendret på kr. 8.700,-. Dette betales i to omganger, innen 30.april og innen 30.september.

Vedlegg 2

Vedlegg 3

Forklaring til forslag til budsjett 2017

Det er tegnet ny avtale med Canal Digital og utgiften til denne posten er redusert vesentlig.

Styret setter av penger til ytre vedlikehold som skal gå til trimming av trær, oppgradering lekeplass, spyling av kummer og andre uforutsette utgifter.

Når det gjelder asfaltering er det satt av en sum ved akutte behov i år.

De andre postene er justert med et estimat på en liten økning i pris på de tjenestene vi benytter.

Styret estimerer med et overskudd på kr. 66.900,- i 2017. Overskuddet vil bli satt inn på sparekonto og skal på sikt være en del av midlene som skal brukes på ny asfalt på våre veier. Det blir opp til det nye styret å legge en plan for dette.

Valg                                                                                         Vedlegg 4

Styret

➢     Kasper Schelde Hansen (leder og sekretær), Anna Kreftings vei 42

➢     Nina Ringlie (kasserer), Stian Kristensens vei 93 (*)

➢     John Kenneth Svendsen (styremedlem), Stian Kristensens vei 3

➢     Brita Noorland (styremedlem), Anna Kreftings vei 38

➢     Kjell Bjørnar Larsen (styremedlem), Anna Kreftings vei 4 (*)

➢     Kjell Kullhuset (styremedlem), Stian Kristensens vei 81 (*)

(*) går ut av styret                                                                 

Forslag til nye i styret for neste 2 års periode:

➢     Arne Junker Østensen, Anna Kreftings vei 38

➢     Eivind Hageberg Baunan, Stian Kristensens vei 35

➢     Ikke funnet

§ STYRET

a. Styret består av seks medlemmer som velges av generalforsamlingen, en fra fellesareal A (L2), to fra felt fellesareal B (L2) og tre fra felles areal C (L1). Begge kjønn skal være representert. Styremedlemmene velges for to år. Styret konstituerer seg selv og velger leder, nestleder, sekretær, kasserer og to styremedlemmer. Alle medlemmene av styret har møte og stemmerett. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.

b. Styret forestår driften av foreningen i samsvar med dens vedtekter og vedtak av generalforsamlingen. Styret fører regnskap som følger kalenderåret.

c. Styret er beslutningsdyktig når tre medlemmer møter. Foreningen forpliktes av to styremedlemmer i fellesskap.

d. Styret virker som valgkomité