ÅRSMELDING 2018 Styret har bestått av følgende medlemmer
➢ Eivind Baunan (leder og sekretær) Stian Kristensens vei 35 ➢ Arne Junker Østensen (kasserer) Anna Kreftings vei 6 ➢ Gunnar Saxebøl (styremedlem) Stian Kristensens vei 20 ➢ Thor-Halvar Lindrup: (styremedlem) Stian Kristensens vei 18 ➢ Torunn Olsen Røv: (styremedlem) Anna Kreftings vei 26 ➢ Ellen Toft Bysveen: (styremedlem) Anna Kreftings vei 58
Det er avholdt 5 styremøter siden forrige generalforsamling: 4. April, 4. Juni, 17. September, 5. November og 16. Januar 2019
I tillegg har det være noe korrespondanse mellom styret via epost og sms, samt uformelle samtaler som anses fri for referatplikt.
Informasjon til medlemmene
Det er i løpet av året sendt ut følgende informasjon til medlemmene:
Spørreundersøkelse om elbil / plug-in Info om befaring av el-anlegg i garasjene Info om feilparkering i Stian Kristensens vei 102, videreformidlet fra Skytten Huseierforening
Huseierskifte
Styret må få beskjed fra selger om eierskifte slik at adresselisten over huseierforenings medlemmer er korrekt, eventuelt minne eiendomsmegler på at det sendes en eierskiftemelding. Styret sender ut et "velkomstbrev" med informasjon til nye huseiere. I tillegg legges det ut informasjon på hjemmesiden.
Nye beboere:
Imad Jaber SK 29 Marie Sook Sandholtet og Sergej Ilic AK 64
Vi ønsker dere velkommen til vårt nabolag, ser frem til å bli kjent med dere og håper dere vil trives her
Dugnad og vedlikehold
Det ble avholdt dugnad 3. Mai og 18-21 oktober. Etter vårdugnaden ble det invitert til felles grilling i lilleskogen. Dette var vellykket og frister til gjentakelse i 2019 Som det ble vedtatt på Generalforsamlingen i 2018 ble det kun bestilt container til hageavfall og ikke blandet avfall som tidligere, noe som gav Huseierforeningen en besparelse på omtrent kr. 38.000,-
Trefelling og vedtekter
Det ble gjort et forsøk på å utarbeide vedtekter for prosedyre når problematikk rundt trefelling/beskjæring på fellesareal og tilgrensende kommunal eiendom oppstår. Styret har konkludert med at denne prosessen er for møysommelig og tidkrevende til å få gjennomført. I stedet foreslår styret at slike saker løses i fremtiden ved at den eller de som ønsker å fjerne trær og annen vegetasjon samler inn et flertall blant de berørte partene og sørger for å bekoste dette av egen lomme. For resterende beboere som grenser til det aktuelle fellesområdet og som ikke berøres av problematikken kan det ikke forventes å ha interesse av å skulle betale en andel av kostnad knyttet til dette og vil således aldri stemme for et slikt vedtak. Styret oppfordrer til at man snakker sammen i minnelighet.
Asfaltarbeid
Styret mottok en henvendelse fra et medlem som ønsket befaring og utbedring av veinett på fellesarealet utenfor hos seg. Det har tidligere blitt vedtatt av Generalforsamlingen å opprettholde kontingenten på dagens nivå for å bygge opp en buffer til fremtidig asfaltering. Styret forstår det dithen at det er gitt mandat til å iverksette et slik prosjekt når situasjonen krever det. 4. juni 2018 tok styret en befaring av samtlige veier som er knyttet til Eineåsen Huseierforening for å kartlegge hvor stort behovet er for ny asfalt på våre fellesområder. Det ble utarbeidet et kart og gradering fra 1 -6 for å markere hvor behovet er størst og tilsvarende for områdene det ikke er behov for å gjøre noe utbedring de nærmeste årene. Styret fant 6 steder hvor det ble vurdert at graderingen er 6 og således har et nødvendig behov for ny asfalt og retting av grunnforhold.
Etter denne befaringen og avholdt styremøte ble det kontaktet 6 ulike asfaltfirmaer hvorav 2 stilte til befaring og 1 spurte oss om å sende mottatte tilbud med retusjert pris fra konkurrenten for å gi oss eget tilbud. Sistnevnte foretok seg ingenting og 3 de andre kom ikke med noe tilsvar, til tross for purring fra styret.
Slik sett har styret “tatt pulsen” på ulike leverandører og må anse de 2 mottatte tilbudene som realistiske og seriøse.
Etter å ha vurdert tilbudene har styret besluttet å takke ja til tilbudet fra Settevik asfalt. De kom best ut i pris med et anslag på kr 205.000,- samt et helhetsinntrykk på befaringen og nøyaktigheten og detaljnivå som ble vist under møtet. Prisen må naturligvis være gjenstand for en justering når man tar fatt oppdraget, med høyde for eventuelle grunnforhold som ikke kan oppdages visuelt. Styret mener at det må være rom for å bruke opptil kr 300.000,- når økonomien er såpass god som i dag i tillegg til at oppsparte midler er tiltenkt dette formålet. Styret har ikke dette prosjektet som eget punkt til Generalforsamlingen 2019 med begrunnelse i det som er besluttet tidligere, men ønsker å informere medlemmene rundt prosjektet og spørsmål er velkomne. Vi håper å sette i gang våren 2019 så snart forholdene tillater det. Vedlagt kartskisse viser stedene som er markert og de av beboerne som får asfalt lagt inntil egen tomt bes om å gjøre eventuelle justeringer på belegnings- /kantsten og heller for penest mulig resultat når asfalten skal legges inntil.
Gatelys
Styret mottok en henvendelse på 4 gatelys som ikke virket ved inngangen til September. Det ligger en link på Huseierforeningens hjemmeside hvor adressen til gatelyset kan legges inn og Kommunen/Hafslund får beskjed om å komme ut å rette. Denne linken har ikke vært så lett synlig og er nå merket med “Feil på gatelys” på forsiden og i menyen til venstre slik at hver enkelt kan gå inn og melde fra dersom noen av lysene ikke fungerer.
Kontroll av elektrisk anlegg i garasjene
Generalforsamlingen vedtok at det skulle foretas inspeksjon av el-anleggene i garasjene våre. Dette er hentet fra befaringen torsdag 2. August med TT Elektro AS
Etter befaring på stedet avdekket vi feil på alle sikringsskapene ute. De har rustet og innmaten må også byttes. Det så ut til at tilførselskablene er i orden fra Hafslund sine trafoer. Hovedsikringene er på 3x35A (14kw) Kabelen tåler ca 80A (32kw) så det kan søkes Hafslund om oppgradering når nye skap monteres. Dette bør holde så de som vil ha ladestasjon for el.bil kan få ca16- 20A hver. (10 plasser i hver garasje) Det anbefales Salto ladebokser eller tilsvarende.
Det så ut som nesten alle hadde fått nye stikk i tak for port. Rundt festet til noen av portene var det løse ledninger som må festes. Noen hadde små sikringsskap inne i garasjen som hadde rustet. Disse kan sikkert demonteres og flytte sikringen ut i det nye skapet.
Elbilgruppen
Det ble satt sammen en prosjektgruppe “EL-oppgraderingsgruppen” bestående av Gisle Elvebakken AK 14, Tormod Kaaløy AK 40 og Kjell Kullhuset SK 43 etter forrige Generalforsamling. Styret foretok en spørreundersøkelse for å kartlegge omfanget av elbiler fremover som bakgrunn for videre planlegging. Resultatet fra undersøkelsen ble sendt til gruppen. Etter svar fra 53 respondenter kan resultatene tyde på at vi vil ha nærmere 50 stykk elbil/plug in hybrid i nær fremtid. Vi legger frem en utfyllende rapport fra dette prosjektet sammen med innkalling til Generalforsamling når denne sendes ut i løpet av februar.
Faktura medlemskontingent
Kasserer har benyttet et eksternt fakturaprogram for lettere å sende ut faktura i pdf og via epost. Dette forenkler jobben vesentlig når innbetalingene registreres og i de tilfellene der det må sendes påminnelse ved manglende innbetaling. Fakturaen er også nå spesifisert slik at det kommer frem hvor mye av kontingenten som omhandler internett. Flere medlemmer i Huseierforeningen får dekket internett gjennom arbeidsgiver og styret har mottatt noen henvendelser hvor det er etterspurt en bekreftelse til dette. Styret håper at fakturaene som sendes ut nå blir godkjente til dette av arbeidsgiver.
Pr. 31.12.18 var det 5 medlemmer av Huseierforeningen som ikke hadde betalt siste kontingent, 3 av disse har utestående hele 2018.
Renovasjon
Eineåsen Huseierforening og Skytten boligsameie var de aller siste i Bærum Kommune som fikk ny ordning med renovasjon og rest/matavfall. Det ble valgt ulike alternativer hvor noen har gått sammen om felles ordning og andre har valgt individuelle løsninger ut fra praktisk håndterbare forhold med beholdere på egen tomt. En stor takk til Kasper Schelde Hansen som var koordinator i dette prosjektet.
Postboks
Som et ledd i det grønne skiftet har styret vurdert behovet for postboks som unødvendig. Vi mottar svært sjelden relevant post og ofte er det kun reklame som havner her. Brønnøysundregisteret er oppdatert med hjemmesiden til Huseierforeningen slik at fremtidig faktura kan komme som pdf i epost. Samtidig er kostnaden ved å ha postboks nå fjernet.
Ytre vedlikehold og trehogst
Det er ikke brukt noen penger i forbindelse med trehogst i 2018
Snømåking vintersesongen 2018/2019
Kontrakten med Skovli ble videreført og gjelder ut sesongen. Styret vurderte andre alternativer men landet på at eksisterende leverandør har de redskapene og maskinene som passer til våre veier. Ved henvendelser fra våre medlemmer rundt manglende snømåking, er det lett å ta kontakt med Skovli og de sender raskt ut mannskap for å ordne opp. Ser man på andre sameier og Huseierforeninger er dette et like kjent problem hos de og styret ser derfor ingen grunn til å bytte leverandør.
Lekeområder
Det ble søkt styret om refusjon på skifte av sand og maling til benk ved lekeplassen i SK på totalt kr. 3414,- Dette ble innvilget uten dissens.
Trafikksikkerhet
Fartsdempere som ble kjøpt inn i 2017 ble montert på vårdugnaden. De ble tatt bort før brøytesesongen og vil bli montert på nytt til våren.
Parkering
Som det har vært de siste årene har det heller ikke vært noe unntak i 2018 hvor det tidvis har vært fullt på oppmerkede parkeringsplasser. Dette må imidlertid ikke hindre oss i å ta hensyn til at andre beboere og utryknings- og renovasjonskjøretøy skal kunne komme frem.
Hjemmeside og bruk av e-post
Eineåsen Huseierforening har hjemmeside på http://www.123hjemmeside.no/eineasen. Denne er ment å gi relevant informasjon gjennom året, og spesielt til nye beboere. Vi er a-jour på e-postadresser, slik at informasjonen nås til samtlige medlemmer. Styret prøver etter beste evne å oppdatere listene, dog har det sviktet noen ganger. E-post til styret: eineasen@gmail.com. Noen av naboene har opprettet egne Facebookgrupper og det er ønskelig hvis alle kan bli medlem av èn felles gruppe slik at vi kan benytte oss av enda en kanal for rask kommunikasjon.
Garasjeporter
Styret minner i år som i fjor om at garasjeportene må smøres jevnlig, se vedlikeholdsinstruks som fulgte med portene.
Henvendelser til styret
Siden generalforsamlingen 2018 har styret mottatt henvendelser som følger:
Diverse vedrørende ulike valgte løsninger rundt renovasjon og fellesordning Spørsmål til kasserer vedrørende betaling av tillegg for elbil og plug-in hybrid Asfaltering av dårlige veier på fellesareal Spørsmål rundt felling av tre på kommunal eiendom Spørsmål rundt kontroll av el-anlegg i garasjer Kommentar om gatelys som ikke fungerte Kommentar til manglende oppdatering av medlemslister på nettsiden Spørsmål om dato for høstdugnad Spørsmål om merking av parkeringsplasser for bedre utnyttelse av disse
Valg av nye styremedlemmer
Eivind Baunan og Gunnar Saxebøl trer ut av styret. Arne Junker Østensen stiller til gjenvalg som kasserer for en periode til.
Generalforsamling 2019 vil finne sted onsdag 13. Mars fra kl 19. Styret v/ Røv & Bysveen har allerede iverksatt forberedelser til bevertningen og korrekte kringler. Innkalling kommer i eget skriv sammen med revidert regnskap og budsjett.
Nyeste kommentarer